Influence uses cookies to give you the best experience. If you continue to use our site, we will assume that you agree to the use of cookies. Learn more

Insight:

Optimera din Supply Chain med hjälp av Kollektiv Intelligens

Summering
  • För att nå framgång inom en supply chain (leveranskedja) krävs en gemensam förståelse och acceptans, inom den berörda gruppen, för vad värdeförädlingskedjan och dess aktörer ska leverera, låt oss kalla det kedjans kollektiva intelligens. För att åstadkomma det behöver vissa förmågor vara på plats.

  • För snabbt resultat kan man med fördel börja med att fokusera på relations- och representationsförmågorna, stärka relationerna och tydliggöra ansvarsområden. Det görs t.ex genom möten med bra klimat, tydlig agenda och en att-göra-lista. Enkelt, men konsekvent utfört så kommer leveranskedjan leverera långt över snittet jämfört med andra värdeförädlingskedjor med i övrigt samma förutsättningar.

En Supply Chain, eller låt oss kalla det en värdeförädlingskedja, utgörs av flera länkar. Om vi gör det enkelt för oss så handlar det om en kedja bestående av inköp-produktion-distribution. Vi förutsätter då att produkten i fråga är färdigutvecklad och produceras löpande. För att kedjan ska fungera bra behöver alla dess länkar sitta ihop. Leverantörerna ska ha kapacitet och förmåga att tillhandahålla rätt kvalitet i tid, inköp ska länka samman leverantören med den egna produktionen, produktionen länkar samman med distribution som i sin tur länkar samman med kunderna.

För att hela kedjan och alla dess länkar ska fungera optimalt måste varje enskild länk fungera samtidigt som kopplingarna där emellan fungerar. Det ska vara tydligt vad som ska levereras, när det ska levereras, på vilket sätt det ska levereras och problem måste hanteras snabbt och lösningsorienterat. Det behövs en gemensam förståelse och acceptans för vad värdeförädlingskedjan och dess aktörer ska leverera. Låt oss kalla det en kollektiv intelligens. Denna gemensamma förståelse och acceptans är något som ofta förbises där man arbetat med att få sin värdeförädlingskedja att fungera optimalt.

Influence hjälper kunder att optimera sina Supply Chains genom att stärka den kollektiva intelligensen.

Hur kommer man dit, vad är det man ska fokusera på för att nå gemensam förståelse och acceptans och därmed skapa en förädlingskedja som gör att man blir konkurrenskraftig? Naturligtvis behövs attraktiva produkter, kompetenta medarbetare, modern utrustning och lojala kunder. Men om det finns och en förbättring ändå behövs, vilka förmågor behöver då tränas och förbättras för att den kollektiva intelligensen ska öka?


Philip Runsten, forskare på Handelshögskolan i Stockholm, har forskat på temat och skrivit boken Kunskapsintegration: om kollektiv intelligens i organisationer. Forskningen visar på fyra olika men sammanhängande förmågor för att ett team eller en organisation ska fungera bättre än snittet, alltså alla våra konkurrenter tillsammans. Dessa fyra förmågor är:

  • Relationsförmåga - vi litar på varandra och kan prata öppet
  • Reflektionsförmåga - utvärderar kontinuerligt vårt samarbete/prestation
  • Integrationsförmåga - vi väljer rätt aktörer på rätt plats
  • Representationsförmåga - vi tydliggör vem gör vad, när, hur?

Dessa förmågor behövs inom respektive länk men också i varje koppling och mellan aktörerna som styr kedjan i sin helhet.
Om du tänker efter så kan ofta väl fungerande team och leveranskedjor beskrivas utifrån att de uppfyller dessa förmågor väl. De har således en hög kollektiv intelligens.
Men en kedja som fungerar dåligt eller behöver förbättras, hur hanteras den? Hur höjs den kollektiva intelligensen i kedjan? Jo, som allt annat som inte löper som man vill är bästa lösningen att börja prata om det på ett strukturerat och systematiskt sätt:

  1. Fråga de aktörer som behöver fungera som ett team vilken nivå de anser att de respektive förmågorna ligger på.
  2. Sammanställ resultatet tillsammans och diskutera hur ni resonerat.
  3. Diskutera vilka åtgärder som behöver vidtas för att förbättra respektive förmåga, sätt mål.
  4. Prioritera åtgärderna genom att var och en får poängsätta betydelsen av åtgärden.
  5. Tidsätt och resurssätt aktiviteterna och sätt samman allt i en plan.
  6. Genomför och följ upp.
Några tankar rörande respektive förmåga för att underlätta ovanstående process.

Relationsförmåga
Den viktigaste förmågan tillsammans med representationsförmågan (när, var, vem, hur) för att snabbt öka den kollektiva intelligensen. När alla känner att de kan prata med varandra, att det finns forum som gör att alla kommer till tals, är mycket vunnet. Tilliten ökar.

Representation
Det är centralt för att driva en process framåt att alla vet vem som ska göra vad och när det ska vara klart, att representationsförmågan är hög. Det stärker också relationerna att alla vet vad som förväntas, att det levereras på det samt en gemensam och tydlig målbild. På så vis ökas tilliten och förtroendet mellan olika personer och därmed i kedjan och dess delar.

Integration
Genom att ta reda på vad olika personer är bra på och vad de känner för och drivs av, så ökar integrationsförmågan. För att optimera den behöver vi naturligtvis se till så att alla uppgifter hanteras, alla frågor ska ha en ansvarig. Utifrån det drivs sedan processen framåt. Tänk ett fotbollslag, alla positioner behöver tillsättas och fungerar sedan som en helhet för att nå målet.

Reflektion
Om det blir problem i kedjan (eller en del av den) behövs en utvärdering om vad som kan göras och hur det ska bli bättre, här används reflektionsförmågan. Det är ett effektivt verktyg för att undvika att fastna i gamla banor. Det är åter viktigt att alla kommer till tals och att allas kompetens utnyttjas. Tilliten är central.

De olika förmågorna samverkar med varandra vilket gör att det är viktigt att alla tränas och stärks för att värdeförädlingskedjan ska prestera bra.
För snabbt resultat i uppstarten av ett systematiskt förbättringsarbete i en värdeförädlingskedja kan det som nämnts ovan med fördel börja med relation och representation. Genomför möten med bra klimat, tydlig agenda och en att-göra-lista som följs upp vid varje tillfälle. Dessa enkla verktyg och tankar gör att gruppen kommer leverera långt över snittet jämfört med andra värdeförädlingskedjor med i övrigt samma förutsättningar.

Vill du veta mer om vilken kollektiv förmåga din leveranskedja, länk eller koppling har och hur de ska utvecklas, Influence har en strukturerad metodik för ändamålet, så kontakta gärna oss för mer information.

Om författaren: Martin Ljungström, Managementkonsult och Interimschef som arbetat med effektivisering av värdeförädlingskedjor - Supply Chain Management inom flertalet branscher men med fokus på tillverkande industri.