Influence uses cookies to give you the best experience. If you continue to use our site, we will assume that you agree to the use of cookies. Learn more

Case:

Digital transformation inom offentlig sektor där organisationens ägandeskap är grundpelaren

  • Sammanfattning

    Influence drev tillsammans med kunden, ett statligt bolag den digitala transformationen med målsättning att öka den digitala mognaden, implementera ett nytt digitalt verktyg, befästa nya arbetssätt och effektivisera processer.

  • Centrala framgångsfaktorer var kontinuerligt arbete med ägandeskap i verksamheten och tydlig målstyrning.

Bakgrund

Låg digital mognad, manuella arbetssätt, bristande spårning av data och system som nått End-of-life var utgångsläget för det statliga bolaget när samarbetet startade med Influence.

Samtidigt hade kunden en hög personalomsättning på runt 30% vilket resulterade i kunskapsglapp och avvikelser i arbetssätt, något som har försvårat tidigare effektiviseringsarbeten. 

Med dessa förutsättningar tog Influence uppdraget att stötta kunden i deras digitala transformation och systemimplementation.

Vad som genomfördes

Det statliga bolaget hade som mål att inom en överskådlig tid uppnå hög digital mognad och implementera rätt verktyg för att stötta verksamheten. För att säkerställa prioritet och riktning skapades en digital roadmap med utgångspunkt i behov från verksamhet och IT. Influence var ansvariga för ett av de högst prioriterade projekten med stor påverkan inom verksamhet och IT.

Projektet innehöll ett flertal strömmar för att hantera helheten; upphandling av mjuk- och hårdvaruleverantör samt design av arbetssätt, framtagande av utbildningsplan och koncept samt förberedelser inför utrullning i organisationen.

För att åstadkomma en reell förändring avseende den digitala transformationen blev följande faktorer viktiga:

  • Tidig intressentinvolvering blev en tydlig nyckelfaktor i projektet för att kunna leverera förväntat värde. Detta för att skapa en bild av nuläget samt ägandeskap i verksamheten för den nya lösningen och på det sättet även bygga ett nätverk av sponsorer hos individer som verksamheten hade tillit till. Tillvägagångssättet resulterade i en framgångsrik intressenthantering med höga förväntningar och acceptans i verksamheten.
  • Förändringsledning ägdes av ledning och chefer i hela organisationen vilket satte stor press på projektet att leverera rätt bakgrundsinformation och skapa tillit. Detta resulterade även i högt förtroende och ansvar i organisationen som är spridd över hela landet. Genom tidigt förberedelsearbete i respektive verksamhetsområde har även förtroendet för den egna och organisationens förmåga stärkts.
  • I detta projekt tillämpades aktiviteter för att utveckla Kollektiv Intelligens som en central del, för att realisera projektmål och säkra långsiktigt värde. Användandet av verktygen för stärkt mobilisering har under projektet varit viktiga för att säkra riktning och ägandeskap. Kontinuerlig målstyrning och retrospektiv, som en del av projektmetoden tillförde samsyn samt ett öppet klimat med högt förtroende och involvering.
Resultat

Projektet är ännu pågående och fullständig effekthemtagning kan förväntas under 2021.

Tack vare projektets förmåga att skapa ägandeskap och förtroende inom organisationen har man skapat god framdrift i att implementera det omfattande systemet med tillhörande arbetssätt i verksamheten.